ayuntamientos y administraciones públicas
La ley pide ocultar cosas distintas según lo que publiques. Ocultia trae los dos supuestos implementados, aplica la fórmula de enmascarado de la AEPD y borra el texto de debajo, todo dentro del equipo del funcionario.
DECRETO DE ALCALDÍA Nº 417/2026
Vista la reclamación presentada por D.ª María Serrano Ibáñez, con DNI **.*45.67*-* y domicilio en C/ del Horno 22, 3.º B, contra la liquidación del impuesto del ejercicio 2025, esta Alcaldía resuelve estimar parcialmente la reclamación.
Contra la presente resolución cabe interponer recurso de reposición en el plazo de un mes desde su publicación.
Publicación de acto administrativo. La persona debe seguir siendo identificable, así que el nombre se publica y lo que se enmascara es el documento.
el problema
Un acta de pleno sale al portal con el nombre y el DNI del vecino que intervino en ruegos y preguntas. Un decreto sancionador se publica con la matrícula y el domicilio del expedientado. Un edicto se cuelga con los datos completos porque «así se ha hecho siempre».
Y el problema no es solo qué se ve, sino qué queda debajo. Un rectángulo negro dibujado encima de un PDF deja el texto original en la capa de texto: se selecciona, se copia y se recupera entero. Los metadatos del Word conservan autor, revisiones y comentarios que nadie revisó antes de publicar.
lo que casi nadie explica bien
La disposición adicional séptima de la LOPDGDD regula cómo identificar a una persona cuando una administración publica algo que le afecta. Distingue dos situaciones que se resuelven de forma opuesta: en una se tapa el documento y se deja el nombre; en la otra se tapa el nombre y se deja el documento entero. Confundirlas es el error más común, porque la intuición dice que hay que ocultarlo todo.
Resoluciones, decretos, adjudicaciones, listados de admitidos, concesión de subvenciones. Cuando publicas la decisión.
Edictos, notificaciones infructuosas, anuncios en boletines oficiales. Cuando publicas porque no has podido notificar.
Ninguno de los dos modos anonimiza. La norma quiere que a la persona se la siga identificando, así que el documento que publicas sigue conteniendo datos personales. Lo único que la disposición prohíbe en todos los casos es dejar a la vez el nombre completo y el número de documento entero: si vas a hacerlo, Ocultia te avisa antes de descargar, sin impedírtelo. La decisión es de quien firma la publicación.
la fórmula
El enmascarado no admite criterio propio: se publican las cifras que ocupan las posiciones cuarta a séptima del documento y se ocultan todas las demás, incluida la letra de control.
Esas posiciones no las eligió nadie por comodidad. Salieron por sorteo el 27 de febrero de 2019 —bola número 4— en la orientación conjunta que publicaron la AEPD, la APDCAT, la AVPD y el Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía. Se sortearon precisamente para que ninguna administración pudiera escogerlas.
Ocultia aplica la regla carácter a carácter, respeta puntos y guiones y cubre los casos límite: un NIE tiene siete cifras y una letra inicial que no cuenta; un pasaporte con menos de siete cifras revela las cuatro últimas.
compruébalo con cualquier documento
**.*45.67*-*
Se publican las cifras de las posiciones cuarta a séptima. El resto se oculta, incluida la letra de control.
Lo que acabas de escribir no ha salido de tu navegador: el cálculo ocurre aquí. Con un documento entero, Ocultia trabaja igual.
qué documentos
Ruegos y preguntas, intervenciones de vecinos, votaciones nominales. Nombres y DNI de terceros que nunca pidieron salir en el portal.
Sanciones, disciplina urbanística, resoluciones de alcaldía. Nombre, documento, matrícula y domicilio del expedientado.
Anuncios por comparecencia cuando la notificación resulta infructuosa. El supuesto donde se tapa el nombre y no el documento.
Pliegos, mesas y solvencia técnica. Los CV del equipo adscrito llevan DNI, fecha de nacimiento y correos personales.
Listados de beneficiarios y concesiones nominativas. Con frecuencia, datos que revelan situación social o de salud.
Copias entregadas por transparencia o a personas interesadas, con los datos de terceros tapados de verdad.
la diferencia que importa
Ocultia se ejecuta entero en el navegador del funcionario. El PDF no se sube a ningún servidor: ni al de un proveedor, ni al nuestro. Una vez cargada la aplicación puedes desconectar la red y comprobarlo tú mismo.
Si el documento no viaja a un tercero para procesarse, desaparece ese eslabón del tratamiento y todo lo que conlleva documentar.
No queda una copia del expediente en un disco de otro, ni un log de qué documento abrió cada trabajador.
Despliegue on-premise dentro de vuestra intranet, air-gapped si hace falta. Ni un byte sale del perímetro.
cómo funciona
Arrastras el PDF, el Word o el ODT. No se envía a ningún sitio: se abre en tu equipo.
Acto administrativo, notificación por anuncios o tapado completo para entregar una copia.
Ves cada dato resaltado por tipo. Añades, quitas o corriges cualquier detección antes de aplicar.
Copia con el formato intacto, el texto eliminado de debajo y los metadatos limpios.
preguntas frecuentes
Cuatro: las que ocupan las posiciones cuarta a séptima del número. Todas las demás se ocultan, incluida la letra de control. Para un DNI 12345678Z se publica ***4567**. Las posiciones se fijaron por sorteo el 27 de febrero de 2019 en la orientación conjunta de la AEPD y las autoridades autonómicas de protección de datos.
No. Es lo único que la disposición adicional séptima prohíbe en todos los supuestos. Tienes que ocultar una de las dos cosas: el documento identificativo si publicas un acto administrativo, o el nombre si notificas por anuncios.
Los dos supuestos de publicación, no: mantienen a la persona identificable por diseño, que es lo que la norma persigue. El documento resultante sigue conteniendo datos personales y sigue sujeto al RGPD. Si necesitas entregar una copia con todo tapado, ese es el modo de bloques.
Se elimina de la capa de texto del documento. Una barra negra dibujada encima deja el original seleccionable y copiable. Ocultia suprime el contenido subyacente y además limpia los metadatos del fichero.
En la notificación por anuncios, si el afectado carece de documento identificativo, desmarcas su nombre en la tabla de detecciones para que se publique. Sin nombre ni documento, el anuncio no cumpliría su función de que el interesado se reconozca.
No. Todo el procesado ocurre en el navegador del puesto de trabajo. Para despliegues internos existe la versión on-premise, que funciona dentro de vuestra red sin salida a internet.
¿hablamos?
Nos dices qué documentos sacáis al portal y con qué gestor documental trabajáis. Nosotros nos encargamos del análisis, la configuración y la formación del equipo.
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